LE RÉSEAU SOCIAL D’ENTREPRISE : L’OUTIL COLLABORATIF PAR EXCELLENCE DOIT ENCORE CONVAINCRE

Le travail en équipe et la collaboration apparaissent clairement de nos jours comme un facteur clé de succès dans des entreprises qui prônent désormais le « décloisonnement », le « désilotage » et la « transversalité ».
Les Réseaux Sociaux d’Entreprises (RSE) se présentent comme les nouveaux outils de cette collaboration en entreprise et tendent à se démocratiser depuis quelques années, que ce soit grâce à l’arrivée progressive sur le marché de la génération Y ou l’essor des réseaux sociaux dans la vie privée. Les trois quarts des entreprises du CAC 40 ont un RSE et 47 % des grandes entreprises en auraient déjà ou projetteraient d’en avoir un.
Toutefois, la France semble être en retard, puisque seulement 5% des salariés français auraient accès à un RSE dans leur entreprise. Et 11% utiliseraient des outils sociaux de collaboration (contre 18% en moyenne en Europe), avec l’intranet en fer de lance, loin d’un RSE abouti avec des fonctionnalités plus développées. Nous sommes donc encore loin de la généralisation massive de cet outil dans les entreprises et de l’adoption unanime par les salariés de ce nouvel outil qui, en même temps, peut faire peur pour plusieurs raisons.
Les principales craintes liées aux RSE sont du domaine de la sécurité, de la perte de contrôle et de temps des salariés. Effectivement, la mise en place d’un tel outil, pourtant en plein essor et porteur de nombreuses promesses, n’est pas sans risque.

Parmi eux on retrouve le coût avec un ROI parfois difficile à calculer, la déstabilisation de la culture de l’entreprise et de la hiérarchie (remise en cause de la ligne managériale), la perte de repères organisationnels, la perte de temps et donc de productivité, mais également des problématiques RH, de santé au travail et de sécurité comme la fuite de documents confidentiels par exemple.

Toutes ces peurs doivent être prises très sérieusement en considération, d’autant plus qu’elles ne sont pas formulées uniquement par des technophobes avérés mais bien relayées par des professionnels des domaines de la santé, de l’informatique, des RH et autres managers sur le terrain.

Cependant, il reste bon de rappeler que toutes ces craintes sont sensiblement les même que celles perçues à l’avènement de nouvelles technologies (téléphone, internet, etc.). Le but est ici de s’aider de ces craintes, pour déterminer, dans un premier temps, si elles sont justifiées ou non, et dans un deuxième temps, les lever ou anticiper celles qui peuvent l’être.

LA CONDUITE DU CHANGEMENT AU SERVICE DU RÉSEAU SOCIAL D’ENTREPRISE

Le projet de mise en place d’un RSE au sein d’une entreprise ne diffère pas des autres projets en ce sens qu’il doit avoir une conduite du changement à la hauteur de ses ambitions. La qualité de l’outil ne fait bien évidemment pas tout… Même si un mauvais outil ne marchera certainement jamais, un bon outil n’est pas pour autant une garantie de succès.

Ainsi, la conduite du changement sur des projets stratégiques de mise en place d’un RSE doit permettre de bien préparer le terrain pour que le RSE n’apparaisse pas comme une contrainte supplémentaire, mais au contraire comme un vecteur de la transformation en cours. Et cela passe notamment par une évolution progressive de la culture d’entreprise et des modes de management.

Toutefois, on remarque que si l’ensemble des acteurs s’accorde à dire que l’accompagnement du changement est d’une importance primordiale, les premières coupes budgétaires se font à ce niveau, répétant l’erreur classique de trop vouloir se focaliser sur l’outil alors que ce sont les salariés qui vont produire l’intelligence collective. On observe très souvent, dans les entreprises, que 80% de l’investissement est fait sur l’outil et 20% sur l’accompagnement alors que ce ratio devrait être quasiment l’inverse. Qui mettrait un ouvrier sur une machine sans formation préalable ? C’est pourtant ce qui est constaté avec les RSE, et même la fameuse génération Y, adepte des réseaux sociaux, a besoin de repères sur des outils professionnels (et non plus personnels grand public dont ils ont l’habitude). Quand bien même les fonctionnalités principales sont rarement compliquées à comprendre.

La phase de cadrage des actions de conduite du changement est primordiale en ce sens qu’il faut tout d’abord se poser les bonnes questions : Quels sont les objectifs de l’entreprise, pourquoi se lance-t-elle dans la mise en place d’un réseau social d’entreprise ? Quels sont les freins observés ? Et comment les dépasser ?
Ces questions se veulent d’autant plus importantes que l’arrivée d’un RSE en entreprise va bien au-delà de l’outil et requiert l’adoption de nouvelles pratiques et d’usages particuliers : aplanissements de l’organigramme, fluidification de la communication, transversalité…

Pour ce faire il existe de nombreux leviers bien connus de la conduite du changement qui permettent de faciliter ces changements de culture et ces profonds bouleversements. Parmi ces leviers, on peut citer la formation évoquée précédemment ou encore la conception d’une charte d’utilisation, mais un des plus fondamentaux de mon point de vue est la création d’un réseau d’ « ambassadeurs », véritables promoteurs du projet et du RSE au sein de l’entreprise. Ils sont les relais du projet auprès des différentes populations de l’entreprise et sont de ce fait en première ligne face aux utilisateurs, qu’ils soient volontaires ou réfractaires au changement. C’est pourquoi cette population d’ambassadeurs se doit d’être la plus diversifiée possible en comptant des personnes de toutes fonctions et tout rang hiérarchique confondus, afin de montrer l’implication de l’ensemble de l’entreprise et la portée du changement en cours.

Un des facteurs clés de succès de ce réseau d’« ambassadeurs », et même plus généralement de l’appropriation du RSE au sein de l’entreprise, est l’implication de la direction dans ce projet. Elle doit être la première à montrer l’exemple et à utiliser les fonctionnalités, créer son profil pour donner l’impulsion nécessaire au RSE. Le sponsoring doit être visible et fort tout au long du projet. Par la suite, pendant la phase de « run », les lancements, même s’ils peuvent paraître parfois un peu « forcés », doivent faire l’objet d’évènements forts sous le lead d’une direction volontaire.

LE RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE AU SERVICE DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT

Lorsque l’on parle de RSE et de conduite du changement, on pense tout d’abord à la nécessité d’accompagner cette révolution d’entreprise, comme présenté plus tôt, mais pas encore, ou très peu, aux possibilités qu’un tel outil peut apporter à la conduite du changement elle-même.
Le RSE est un outil qui est fondamentalement centré sur l’humain, or la conduite du changement cherche à favoriser l’appropriation par les acteurs de l’entreprise de nouveaux dispositifs, que ce soit des outils, des organisations, des processus… Il s’intéresse donc de très près à la dimension humaine de tous ces projets. Partant de cette réflexion il semble naturel de penser qu’à son tour le RSE peut servir la conduite du changement.

Il est là pour favoriser le liant entre les collaborateurs et permettre un échange plus facile et plus constructif. Dès les premières phases d’un projet, lors du cadrage des besoins, l’échange est nécessaire et primordial entre toutes les parties concernées par le projet, et c’est là qu’intervient le RSE afin de favoriser ces échanges. Les collaborateurs prennent plus facilement connaissance des avis et des remarques des autres et le leur est considéré et pris en compte au même titre.

Des fonctionnalités d’organigramme dynamique permettent d’identifier rapidement les bons acteurs qui détiennent l’information et de ce fait les solliciter pour répondre au mieux au besoin.

Les systèmes de communauté offrent la possibilité de transcender les frontières hiérarchiques en mobilisant un groupe de collaborateurs de niveau différent sur une même problématique, permettant de connaitre les freins et la façon de les lever mais aussi de repérer et gérer plus facilement les salariés réfractaires.
Grâce à toutes ces fonctionnalités les collaborateurs se sentent entourés et moins seuls face aux problématiques rencontrées, l’intelligence collective est mise au service du projet et la sensation d’être seul face à une montagne de difficultés s’atténue, favorisant l’appropriation des acteurs du projet.
En résumé si le RSE est bien conçu et bien né, souplesse et transversalité seront au rendez-vous. Il doit faciliter les échanges, améliorer la résolution des points bloquants et favoriser le sentiment d’appartenance à l’entreprise et au projet.

Finalement, le RSE devient un vecteur de la transformation et du changement de culture de l’entreprise, il n’est « que » le relais de cette nouvelle dynamique et s’inscrit dans un projet plus global. Il ne peut se suffire à lui-même et a besoin d’être en phase avec une évolution générale des mentalités et des usages dans l’entreprise. Il peut devenir, à cette condition clé, un outil incontournable de la collaboration et du bien-être en entreprise, deux enjeux majeurs de notre époque.

Par Guillaume Boisson consultant senior du cabinet VERTUO conseil

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