Télétravail et organisation des entreprises : pourquoi le COVID-19 va changer la donne.

Entreprendre.fr – le 24 avril 2020 :

La crise actuelle a pris tout le monde de court, et a surtout changé beaucoup d’habitudes dues à la limitation des déplacements au strict nécessaire, imposant pour de nombreux salariés le travail à distance.

Il y a huit ans, la loi n°2012-387 du 22 mars 2012 définissait les dispositions légales du télétravail en France. Il est fort à parier que la plupart des entreprises (petites, moyennes et grandes) ne pensaient pas devoir être prêtes à y recourir de manière si massive et dans un temps imparti si court. D’autant que les enjeux sont énormes.

La mise en place du télétravail dans une entreprise doit prendre en compte différents paramètres

Tout d’abord, une des règles de base du télétravail est qu’il doit être mis en place de telle sorte que les missions de l’entreprise puissent être accomplies de manière efficace. Il convient ainsi de s’assurer que l’ensemble des données nécessaires à chacun des collaborateurs soient accessibles et que tous les moyens de communication et de partage d’information soient fournis.

Aussi, en étant physiquement éloigné de ses collègues et de sa hiérarchie, il est essentiel pour une entreprise d’assurer un dialogue entre chacun des collaborateurs.

En effet, le télétravail présente ce défaut d’abolir le contact physique entre les salariés, ce qui accentue les risques de malentendu, d’incompréhension, de retard voire dans certains cas de « passagers clandestins ». Le télétravail lorsqu’il est prolongé et/ou imposé peut, à la longue, provoquer un sentiment de perte d’appartenance de la part de certains collaborateurs, pouvant entraîner une perte de motivation ou encore, même si c’est plus rare, un sentiment de mal-être.

Les entreprises, continuellement obligées de s’adapter

Au lendemain de l’annonce d’Emmanuel Macron le 16 mars 2020, ce sont des millions de salariés en France qui ont été incités à rester travailler de chez eux. Pour cela, les entreprises ont dû s’adapter et prendre de nombreuses initiatives, et cela dans un laps de temps assez court.

En matière de sécurité des données, la plupart des entreprises possèdent leur moyen de sécurisation, notamment en passant par un réseau internet privé. Cependant il n’a pas tout le temps été pensé pour absorber un tel flux de connexions en même temps, provoquant des saturations du réseau pour de nombreux salariés et nécessitant l’instauration de règles telles que la connexion uniquement en cas de besoin ou le respect de plages horaires de connexions.

Sur le plan de la vie d’entreprise, divers outils ont été mis à la disposition des collaborateurs par l’entreprise, de manière à inciter et à faciliter les échanges. De nombreuses plateformes permettent d’échanger et de communiquer à distance telles que Microsoft Teams ou StarLeaf. Aussi, de manière à

assurer une bonne organisation au sein d’un groupe et la continuité de l’activité, il existe de nombreux outils de suivi et de planification des tâches tels que Trello ou Mural.

A titre d’exemple, le groupe SQUARE a mis en place plusieurs initiatives dont la diffusion à l’ensemble de ses collaborateurs d’un guide des bonnes pratiques pour un télétravail réussi (exemple : l’importance du déjeuner à l’écart de son ordinateur, l’utilisation d’outils de télétravail collaboratifs pour échanger avec ses collègues et clients), ou encore la mise en place du « Square Home Challenge » où chaque collaborateur peut partager ses bonnes idées en période de télétravail.

Un changement des habitudes et des mentalités est essentiel

Il est primordial de continuer sur cette lancée initiée par la crise du COVID-19 car le télétravail est avant tout source de flexibilité pour l’entreprise et ses collaborateurs. La mise en place d’outils de partage et de communication entre les collaborateurs ne doit pas être uniquement réservée aux périodes de crise. C’est bien le travail au quotidien qu’il faut bouleverser.

Tout d’abord, il faut repenser l’architecture globale du réseau de l’entreprise : les données ne sont plus stockées physiquement dans l’entreprise, mais dans des réseaux externes sécurisés (clouds) où chaque collaborateur peut accéder à l’information partout et à tout moment.

Aussi, l’absence de contact physique pendant les périodes de télétravail peut engendrer deux types de comportements parfois conflictuels.

D’un côté le surprésentéisme au travail qui touche 55% déjà des travailleurs en France (D. MONNEUSE). Dans le cas du télétravail, principalement à domicile, cela peut être accentué par le fait que l’absence de différenciation du lieu où s’exerce le travail et celui du domicile engendre un «mélange des environnements » et peut se traduire par une multiplication de réunions, d’échanges et de suivis non indispensables. Il est donc nécessaire de changer l’organisation et les mentalités liées au travail de sorte à maintenir un bon équilibre dans les relations d’entreprises, la confiance et l’engagement.

A l’inverse, le second comportement est celui du télétravailleur ayant du mal à prioriser ses tâches ou à se sentir investi car télétravailler dans un cadre habituellement réservé aux moments non travaillés peut dérouter. Il convient alors aux entreprises d’accompagner ses collaborateurs dans l’organisation de leur travail à distance tout en faisant preuve d’une plus grande flexibilité.

Repenser l’organisation du travail en entreprise va plus loin que simplement répondre à des événements éphémères (crises, grèves, …). Cela amène chacun à changer d’attitude et de mentalité vis- à-vis du travail, individuellement et collectivement, de manière à s’adapter au monde dans lequel nous vivons. D’ailleurs, est-ce que cette nouvelle organisation ne serait pas le premier pas dans la résolution d’autres défis majeurs, comme l’écologie ? Débat à suivre.

Par Christopher Ly, consultant Square

 

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