La DRH au coeur de l’action pendant et post-confinement.

Actuel RH – le 06 mai 2020 :

Pour Evelyne Arulraj, consultante au sein du cabinet conseil Square, le confinement est l’occasion pour les DRH de repenser et d’accélérer la digitalisation de leurs missions. Ils ne doivent pas non plus oublier d’associer très étroitement les managers à la gestion de la crise et du déconfinement.
Largement sollicitée par la mise en place du travail à distance, l’application de l’activité partielle et l’intégration de nombreuses mesures sanitaires, la direction des ressources humaines doit d’ores et déjà se préparer à un nouveau challenge : accompagner l’ensemble de son personnel à la reprise progressive de l’activité tout en veillant à la sécurité et au maintien des emplois.

Cette quarantaine aura de lourdes conséquences dans les entreprises que ce soit sur l’activité, sur le fonctionnement ou sur le plan humain. La fonction RH aura donc un rôle primordial à assurer pour accompagner ses collaborateurs dans les meilleures conditions et poursuivre sa digitalisation dont la crise est un fort accélérateur.

Les managers, premiers relais de la DRH

Au-delà du maintien de la santé physique des collaborateurs, la direction des ressources humaines devra également s’assurer de la santé morale de ses troupes. Dans certaines entreprises, des salariés en viennent même à déserter leurs postes de travail. La RH avec l’aide des managers et des partenaires sociaux devront donc rassurer le collaborateur pour les accompagner à la reprise de leur fonction. Comment parvenir à assurer la reprise progressive de l’activité tout en rassurant le collaborateur ?

Cellule d’aide psychologique

Une des solutions qui peut être envisagée est la mise en place d’une cellule d’aide psychologique, accessible par l’ensemble du personnel. Ce dernier pourra alors se confier ouvertement et librement à un professionnel externe à l’organisation de toutes ses difficultés et de ses craintes. Cela permet de venir en soutien aux managers qui n’ont pas l’habitude ou n’ont pas été formés à gérer ces situations.

Cellule de coordination de crise

Dans le but de gérer la reprise graduelle de l’activité et l’intégration du personnel, la DRH peut maintenir une cellule de coordination de crise. Cette cellule intègrera toutes les parties prenantes, notamment la direction générale, la direction des ressources humaines, les partenaires sociaux et les unités de l’entreprise (DSI, communication, équipes opérationnelles). Le dialogue instauré avec l’ensemble des acteurs internes permettra de trouver des leviers opérationnels et/ou managériaux pour pallier aux situations compliquées. Ils pourront ainsi également échanger sur les best-practices, l’évolution de la situation, élaborer ou ajuster un plan de continuité d’activité (PCA), prioriser de nouveau les projets et les intégrer dans la feuille de route de travail à moyen terme.

Accompagner les managers

Les managers seront, encore plus qu’aujourd’hui, les principaux relais de la DRH. Ils assureront la reprise de l’activité mais aussi veilleront à l’application de toutes les mesures prises par la direction. C’est pourquoi, accompagner et soutenir les managers par des points réguliers est crucial. Notamment pour avoir un retour sur les aléas du terrain mais aussi pour leur venir en aide dans la gestion des équipes.

Par exemple, il peut être mis en place des actions pour remotiver les équipes, des formations, du coaching, des échanges entre pairs, des réunions de sensibilisation et d’information.

Maintenir le dialogue social

Le bouleversement organisationnel dû à la pandémie et à la baisse de l’activité conduit les organisations à suivre de près les conditions de travail des salariés. C’est pourquoi, en ce temps de crise, le dialogue avec les représentants du personnel doit être maintenu et même renforcé. La mise en place de mesures comme le recours au chômage partiel, la mise en place du travail à distance, les dérogations concernant la durée maximale de travail doivent être prises en concertation avec le comité social et économique (CSE) et la commission santé, sécurité et condition de travail (CSST). Par ailleurs, l’entreprise est tenue d’évaluer les risques professionnels. L’actualisation du document unique d’évaluation des risques (DUER), devra être également réalisée conjointement avec les instances représentatives du personnel. Toutes ces mesures permettront d’assurer la protection des salariés et de reprendre progressivement l’activité.

Améliorer le service rendu de la DRH par le prisme de la digitalisation

La pratique du travail à distance et les nouvelles mesures exceptionnelles appliquées dans les entreprises ont fortement modifiées les conditions de travail des salariés. Les organisations qui ne priorisaient pas encore la digitalisation des processus RH, constatent aujourd’hui la nécessité de conduire ce changement.

La digitalisation de la fonction RH, est-ce une réelle nécessité pour les entreprises ?

Dans un contexte économique sensible, la direction générale, les équipes RH et la DAF ont un rôle déterminant pour sécuriser la santé financière de l’entreprise. L’analyse globale de l’entreprise et de ces différentes fonctions par les équipes RH, leurs donneront des indicateurs clés et décisifs pour assurer la croissance de l’entreprise tout en maitrisant ses coûts internes.

Pour la DRH, le levier principal dans la maitrise de ces coûts internes, est l’optimisation de la masse salariale. Cette dernière représente généralement le premier poste de dépenses de fonctionnement. L’organisation du temps et de l’activité, la gestion du personnel et de l’absentéisme, le redéploiement des emplois et des compétences, peuvent se faire par l’industrialisation d’outils digitaux performants. La maitrise et le suivi de l’ensemble de ces composantes permettra de définir un plan d’action fiable pour maitriser les coûts liés au personnel : turn over, absentéisme, rétention des talents mais également de proposer une politique RH adaptée à la situation économique et financière à l’entreprise.

Se recentrer sur les missions à forte valeur ajoutée

La digitalisation de l’ensemble des processus RH de manière générale, les aideront à se libérer de tâches à faible valeur ajoutée et de se recentrer sur les collaborateurs et sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. D’autant plus qu’actuellement, les professionnels RH subissent un accroissement d’activités significatives. Ces derniers mènent de front toute la gestion des absences : congés, arrêt maladie, chômage partiel, et aussi toute la gestion administrative du personnel : paie, déclarations obligatoires, etc. De ce fait, toutes les missions à fortes valeurs ajoutées ne peuvent être assurées que partiellement.

Le nombre de personnes travaillant à domicile en temps complet (5jours/5) est passé de 2 % à 25 % depuis le début du confinement, selon l’étude FullRemoteSkills de Jean Pralong, directeur de la Chaire « Compétences, employabilité et décision RH » de l’École de management de Normandie. Le digital représente un moteur performant pour gérer efficacement l’organisation et un gain de temps et de productivité indéniable dans la gestion de l’ensemble des processus RH. De nos jours, grâce à la digitalisation de la formation, de nombreuses entreprises offrent la possibilité à ses collaborateurs de développer leurs compétences pendant ce temps de baisse d’activité. Cette crise sanitaire va donc sans aucun doute accélérer la digitalisation de la DRH afin de la rendre plus efficace, notamment dans la gestion de crises, et lui permettre d’être au cœur de l’action dans la mise en œuvre de nouvelles formes de travail, dans la relation avec ses collaborateurs et le rebond des activités à venir.

Par Evelyne Arulraj, consultante Square

 

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